Onder Instellingen > Mail draaiboek koppel je mailsjablonen aan gebeurtenissen en momenten in de reservering. Het scherm is uitgebreid omdat iedere actieve taal een eigen sjabloon kan hebben.

Vaste gebeurtenissen

Je kunt sjablonen kiezen voor onder meer een gewone reservering, aanvraag, optie, annulering, bedankmail, factuur, deelnemerslijst en meterstanden. De precieze reeks hangt af van de modules in het account.

Variabele mails

UwBoeking heeft meerdere posities voor een mail voor of na aankomst of vertrek. Per positie stel je in:

  • het aantal dagen of weken;
  • het meetpunt, bijvoorbeeld aankomst of vertrek;
  • een sjabloon per taal;
  • de accommodaties waarvoor de mail geldt;
  • of de factuur meegaat;
  • of de mail alleen bij een openstaand bedrag wordt verzonden;
  • of betaling ter plaatse, iCal-reserveringen of andere groepen worden uitgesloten;
  • of de eigenaar of beheerder een kopie krijgt.

Veilige inrichting

  1. Maak en test eerst het mailsjabloon.
  2. Activeer één draaiboekregel voor één testaccommodatie.
  3. Gebruik een proefreservering met herkenbare datums.
  4. Controleer ontvanger, taal, bijlage en verzendmoment.
  5. Breid de regel daarna uit naar andere accommodaties.

Een wijziging kan ook bestaande toekomstige reserveringen raken. Controleer daarom geplande mails voordat je een regel vervroegt.