Annuleer een gastboeking via Reserveringen > drie puntjes > Reservering annuleren. Een gewone gastreservering wordt inactief en geannuleerd en is daarna via Archief > Annuleringen terug te vinden. Bij een blokkering of een al geannuleerd record kan dezelfde verwerking het record verwijderen. Gebruik de actie daarom niet opnieuw om een eerdere annulering te controleren. De vrijgegeven periode is weer beschikbaar als geen andere reservering, blokkering of import haar bezet houdt.

Voor het annuleren

Controleer eerst:

  • of je de juiste reservering en plaats hebt geopend;
  • welke annuleringsvoorwaarden gelden;
  • wat al is betaald;
  • welk bedrag je inhoudt of terugbetaalt;
  • of externe kanalen of verzekeraars apart bericht nodig hebben.

Financiële verwerking

De annuleeractie kan de ingestelde annuleringsmail sturen. Ze berekent geen annuleringskosten en voert geen bankterugbetaling uit. Controleer vóór annuleren het betaalde en openstaande bedrag. Verwerk annuleringskosten, credit en terugbetaling volgens de werkwijze van je eigen administratie en controleer een terugbetaling ook bij de bank of betaalprovider.

Beschikbaarheid controleren

Controleer na de annulering het planbord en eventuele externe agenda’s. Start bij twijfel handmatig een iCal-synchronisatie. Een extern kanaal kan een eigen annulerings- of synchronisatietijd hebben.

Niet verwijderen

Verwijder de reservering niet als je de boeking, correspondentie en bedragen later nog moet kunnen terugvinden.

Bij een gewone reservering met factuurnummer zet Verwijderen de boeking inactief en geannuleerd zonder annuleringsmail. Een al geannuleerde, inactieve reservering wordt definitief verwijderd. Dat kan ook direct gebeuren bij een actieve reservering zonder factuurnummer die nog niet is ingecheckt, zoals een blokkering. Gebruik de annuleeractie voor een gastboeking en herhaal een verwijderactie niet om de status te controleren.

Zie ook